Hogyan működik a BeszerzésiTér?
Egy zárt, átlátható ajánlatkérő és ajánlatkezelő felület, ahol az ajánlatkérések, dokumentumok, kérdések, ajánlatok és értesítések egy helyen kezelhetők.
Egyszerűbb ajánlatkérés, rendezettebb folyamat
A BeszerzésiTér célja egyszerű: az ajánlatkérő könnyebben tudjon ajánlatokat bekérni, az ajánlattevők pedig egyértelmű feltételek mellett, biztonságosan tudják beadni ajánlataikat.
A rendszerben az ajánlatkérő rögzíti az ajánlatkérés fő adatait, feltölti a kapcsolódó dokumentumokat, megadja a határidőket, valamint meghatározza, hogy az ajánlattevőknek milyen adatokat és mellékleteket kell benyújtaniuk.
Az ajánlattevők belépés után megtekinthetik a számukra elérhető ajánlatkéréseket, letölthetik a dokumentumokat, kérdéseket tehetnek fel, majd a megadott határidőig feltölthetik ajánlatukat.
A folyamat során a rendszer automatikus e-mail értesítésekkel segíti a résztvevőket, így kevesebb az elmaradó kommunikáció, és könnyebben követhető, hogy ki mikor milyen teendőt kapott.
A folyamat fő lépései
1. Az ajánlatkérés létrehozása
Az ajánlatkérő rögzíti az ajánlatkérés nevét, rövid leírását, határidejét, a kapcsolódó dokumentumokat és az ajánlatban bekérendő adatokat.
Megadható például, hogy az ajánlattevőnek ajánlati árat, teljesítési határidőt, garanciát, fizetési feltételt vagy más egyedi adatot kelljen megadnia.
2. Dokumentumok és mellékletek kezelése
A rendszerben feltölthetők az ajánlatkéréshez tartozó dokumentumok, például műszaki leírások, költségvetések, felolvasó lapok vagy egyéb mellékletek.
Az ajánlatkérő azt is meghatározhatja, hogy az ajánlattevőknek milyen dokumentumokat kell kötelezően visszatölteniük, például aláírási címpéldányt, köztartozásmentes igazolást vagy felelősségbiztosítási kötvényt.
3. Ajánlattevők hozzárendelése
Az eljáráshoz meghívott ajánlattevők hozzáférést kapnak a rendszerhez. Az ajánlattevők e-mail értesítést kapnak, és belépés után csak azokat az ajánlatkéréseket látják, amelyekhez hozzá lettek rendelve.
Ez segít abban, hogy a dokumentumok és az ajánlatok zárt, ellenőrzött környezetben maradjanak.
4. Kérdések és válaszok kezelése
Az ajánlattevők a megadott határidőig kérdést tehetnek fel az ajánlatkéréssel kapcsolatban.
Az ajánlatkérő a rendszerben válaszolhat ezekre, szükség esetén kiegészítő tájékoztatást vagy további dokumentumot is feltölthet. A válaszokról és a kiegészítő tájékoztatásokról az érintett ajánlattevők e-mail értesítést kapnak.
5. Ajánlat beadása
Az ajánlattevők a megadott határidőig tudják beadni ajánlatukat. A rendszer bekéri az ajánlatkérő által meghatározott adatokat és dokumentumokat, így csökkenthető annak esélye, hogy egy fontos melléklet vagy adat kimaradjon.
Ha az ajánlatkérés több részajánlati körből áll, az ajánlattevő kiválaszthatja, mely részekre kíván ajánlatot adni.
6. Határidők és módosítások követése
Az ajánlattételi határidő a rendszerben pontosan követhető. Amíg az eljárás nyitott, az ajánlatkérő szükség esetén későbbi időpontra módosíthatja a beadási határidőt.
A határidő módosításáról a rendszer automatikusan értesíti az érintett ajánlattevőket.
7. Ajánlatok megtekintése a határidő lejárta után
Az ajánlattételi határidő lejártáig az ajánlatok zároltak. A határidő lejárta után a rendszer feloldja a zárolást, és az ajánlatkérő áttekinthető felületen megtekintheti a beérkezett ajánlatokat.
A rendszer megjeleníti az ajánlati árakat, valamint azokat az egyéb adatokat is, amelyeket az ajánlatkérő az eljárás létrehozásakor bekért.
8. Hiánypótlás kezelése
Ha valamelyik ajánlatból hiányzik egy dokumentum, vagy hibás melléklet került feltöltésre, az ajánlatkérő hiánypótlást kérhet.
A rendszer e-mailben értesíti az érintett ajánlattevőt, aki a megadott határidőig pótolhatja a hiányzó vagy javítandó dokumentumot.
9. Az eljárás lezárása
Az ajánlatkérő a beérkezett ajánlatokat ellenőrizheti, majd az eljárást lezárhatja. A lezáráskor megjelölhető, hogy az eljárás érvényes és eredményes, érvényes, de eredménytelen, vagy érvénytelen lett.
Az ajánlatkérő azt is rögzítheti, hogy az egyes ajánlatok érvényesek vagy érvénytelenek voltak.
10. Összesítés és értesítések
A rendszer a lezárt eljárásról összesítést készít, amelyben áttekinthetők a beérkezett ajánlatok fő adatai. Az összesítő PDF formátumban is exportálható.
A lezárást követően a rendszer e-mailben értesíti az ajánlattevőket az eljárás státuszáról és arról, hogy az ajánlatuk érvényes volt-e.
Miért hasznos a BeszerzésiTér?
A rendszer segít abban, hogy az ajánlatkérési folyamat átláthatóbb, rendezettebb és visszakereshetőbb legyen.
Az ajánlatkérő számára előny, hogy nem külön e-mailekben, táblázatokban és mappákban kell kezelnie az ajánlatokat és dokumentumokat, hanem minden egy helyen található.
Az ajánlattevők számára előny, hogy világosan látják a határidőket, a szükséges dokumentumokat, a beadandó adatokat és az eljáráshoz kapcsolódó tájékoztatásokat.
Átláthatóbb ajánlatkérés, kevesebb adminisztráció
A BeszerzésiTér nem bonyolult közbeszerzési rendszer, hanem egy gyakorlati ajánlatkezelő felület azoknak a szervezeteknek, amelyek szeretnék rendezettebben, követhetőbben és professzionálisabban lebonyolítani ajánlatkéréseiket.
A cél, hogy az ajánlatkérés folyamata egyszerűbb legyen, az információk ne vesszenek el, az ajánlattevők egységes feltételek mellett adhassák be ajánlatukat, az ajánlatkérő pedig könnyebben tudja áttekinteni és lezárni az eljárást.